ITIL de pasillo o Corridor ITIL

ITIL define una serie de funciones, procedimientos, conceptos, objetivos,... y luego los departamentos de informática y telecomunicaciones lo aplican a su manera, que a su vez cada integrante del equipo lleva a cabo de su muy personal forma.
Ahora que esta tan de moda el ITIL, y a raíz de un conversación del tipo "y si...", descubrimos una modalidad poco documentada: el ITIL de pasillo o Corridor ITIL.

Pasillo amplio

En lugar de emplear las aplicaciones, infraestructura, procedimientos definidos,... se trabaja a base de encontrar a gente por el pasillo, improvisar breves reuniones informales, muy de ir al grano, acordándose fechas de pases a producción, informando de nuevas direcciones y otros datos importantes de forma oral.
Existe una variante, algo más formal, que implica el desplazamiento de uno o varios miembros de un departamento a las dependencias de otro departamento y, allí, a salto de mata, se discute, acuerda, comparte, demuestra,... lo necesario del momento.
En ambos casos, como mucho una de las 2 partes de la reunión es consciente de los temas a tratar en ella, lleva los deberes hechos, y conoce toda la información relevante.
Pero dado que hay que crear las recetas que nos permiten seguir estandarizando nuestros departamentos, aquí van algunas buenas prácticas o sugerencias.

• empapelar las paredes de los pasillos y cuartos de baño con papel tipo pizarra blanca, y dejar siempre bien visibles y accesibles unos rotuladores de colores. De esta forma, cualquier información relevante y concreta se podrá apuntar en el momento, corregir y volver a ella en cualquier momento. Como beneficio secundario, se deja la información para que fluya entre diferentes departamentos.

• Salteados por los pasillos, se pueden poner unos corchos con chinchetas y tacos de papeles de colores. De este modo, pedazos de información pueden viajar con nosotros, reproducirse en los tableros de corcho, moverse indicando algún significado,... Aquí aparecería el Kanban Corridor ITIL.
• Cada cierto tiempo, normalmente entre 1 mes y 1 año, hay que recorrer los pasillos con una videocámara grabando las paredes. Posteriormente se publica dicho vídeo en los sistema de compartición de información del departamento, junto con la fecha. Posteriormente, SE BORRA TODO-TODO. De esta forma, nos aseguramos de ir actualizando la información. Y además, disponemos de un histórico para ver y analizar los cambios.
• Opcionalmente, los departamentos cuyos pasillos dispongan de cámaras, pueden señalizar dichas cámaras de tal forma que las reuniones de pasillo se realicen cerca de ellas. Al final de cada reunión, se podrá usar como acta de dicha reunión la grabación, que habrá que solicitar al departamento adecuado, y luego publicar en el sistema de compartición de información del departamento.
• Unos cestos pequeños, con caramelos, ayudarán a evitar problemas de sequedad en la garganta, en especial para aquellos se continuamente estén de reuniones
• Una webcam colocada en cada lugar estratégico, destino de los paseos, como la impresora, entrada a los baños, entrada a los despachos de jefes,... de tal forma que se pueda ver quien pasa por allí y así salir a la reu-pasillo a tiro hecho.
• Automatizar que, cuando alguien envía una tarea a imprimir, se indique en una pantalla como posible receptor de reu-pasillo.

Como vemos, con estas sencillas prácticas, se puede seguir haciendo reuniones de pasillo y mejorar las técnicas de comunicación, disminuir los tiempos de reunión, mejorar la comunicación e información entre departamentos,... y todo con un toque muy latino.